Funktionsweise

Das System importiert Adress- und Personendaten der Einwohnermeldeämter und die Belegungsdaten der Kindertageseinrichtungen in unterschiedlichen Formaten und Formatierungen (Importmanager) in die Software, damit der Grundbestand der vierjährigen Kinder verfügbar ist. Dabei kann das Programm z.Bsp. folgende Daten übernehmen und verwalten:

Kinderdaten	Familienname, Vorname, Adresse, Geburtsdatum, Geburtsort, Nationalität, Familiensprache
Elterndaten	Namen und Adressen der Elternteile
Tageseinrichtungen	Name, Träger, Adresse, Leiter, Gruppen

Durch das anschließende Verknüpfen der Kindergartendaten (z.Bsp. aus Excel) werden den bereits vorhandenen Kindern die Einrichtungsdaten zugewiesen. Damit ist die Vorbereitung zur 1. Stufe fast abgeschlossen.

Lediglich die Zuweisung der Prüferinnen und Prüfer für die erste Stufe muss noch erfolgen. Dies kann das Programm sowohl automatisiert durchführen (jedem Prüfer können Einrichtungen zugewiesen werden, für die er zuständig ist) als auch durch den Sachbearbeiter manuell im Einzelfall gesetzt werden. Umfangreiche Übersichtslisten und Auswertungen helfen dabei, eine gerechte Verteilung der Kinder und damit gerechte Belastung der Prüfer/innen zu erreichen.

Alle notwendigen Daten holen sich die Schulen bzw. deren Fachkräfte für die Überprüfung aus dem Sprachstandsportal im Internet: Über eine nur über Zugangscode erreichbare (sichere!) Webseite können alle Kinderdaten sowohl eingesehen, gedruckt als auch in Excel importiert werden. Die Ergebnisse der Prüfung werden über ein einfach zu bedienendes Formular erfasst. Dabei erfolgt schon eine erste Prüfung der eingegebenen Ergebnisse auf Plausibilität.
Kinder, die den Sprachtest in der 1. Stufe nicht bestanden haben, werden automatisch für den Test der Stufe 2 zugeordnet. Kinder, die sofort zur Förderung vorgesehen sind, werden automatisch aus dem weiteren Prüfmechanismus herausgenommen und für die Sprachförderung vorgemerkt.

In der Stufe 2 stehen jetzt alle Kinder mit nicht bestandener Stufe 1 und die Kinder, die keine Tageseinrichtung besuchen, zur weiteren Bearbeitung bereit. Damit der Weg zu den Schulen oder Tagesstätten, an denen die Sprachtests durchgeführt werden, nicht zu weit ist, kann das Programm eine automatische Zuweisung der Kinder vornehmen: Anhand der Wohnadresse wird die Einrichtung ausgewählt, die am nächsten gelegen ist (integrierte Ermittlung des Weges über Routenplaner mit Entfernungsermittlung). Auch hier gilt: Automatisierte Zuweisungen können stets von Hand verändert bzw. die Automatikfunktion ganz übergangen werden. Sie sind stets Herr des Verfahrens! Über eine Integration des Google-Kartenmaterials in das Programm können Sie jede Adresse in einem Landkartenfenster lokalisieren, um von Hand die nächstgelegene Einrichtung zuzuweisen.

Am Schluss stehen ihnen alle Prüfergebnisse in verschiedensten Formen (Listen, Tabellen, Excel-Dateien) zur Verfügung, um statistische Auskünfte zu erhalten. Neben einer Vielzahl von Statistikauswertungen, die im Programm bereits enthalten sind, können Sie beliebige weitere Statistiken anlegen. Ein Reportmanager und ein SQL-Generator unterstützt Sie bei dieser Aufgabe. Die vom Ministerium geforderten Zahlenwerte können aus dem Programm direkt online in die Internet-Formulare übertragen werden.

Weitere Funktionen und Module, die im Programm integriert sind:

• Textverarbeitung mit intelligenten Vordrucken über Word
• Serienbriefe mit Word (über beliebige Filter steuerbar)
• Integration der Gesetzestexte und Verordnungen im Programm
• Wiedervorlage- und Kalenderfunktion mit Zuordnung von Falldaten
• Archivierung aller Textdokumente und
• Einbinden von gescannten Dokumenten zum Vorgang (papierlose Vorgangsbearbeitung)
• Absicherung der Daten durch modulare Berechtigungen der Benutzer
• Integrierte Installationsroutine: Sollten auf dem Rechner nicht alle notwendigen Systemvoraussetzungen gegeben sein, werden diese automatisch nachinstalliert, ohne dass die IT-Administration dies aufwändig veranlassen muss
• Einfache Programm- und Datenbankupdates sind auch ohne EDV-Spezialwissen durchführbar
• Hohe Datensicherheit durch Nutzung von Client-Server-System mit SQL-Datenbank
• Einfache Bedienbarkeit durch vollständige Windowsintegration und übersichtliches Webportal