Durch diese Funktion können Daten der Tageseinrichtungen im CSV-Format (character-separated-format) aus jeweils einer Tageseinrichtung importiert werden.
Das CSV-Format kann z.Bsp. aus Excel-Dateien erzeugt werden durch die Funktion "Speichern
unter" mit dem Dateityp "CSV (Trennzeichen getrennt)". Wichtig ist hier, dass als Trennzeichen
das Semikolon ";" genutzt wird. Wollen Sie Excel-Tabellen im originären Excel-Format (XLS)
importieren, so nutzen Sie dazu bitte die Funktion "Kindergartenliste (Excel) importieren".
Sollten mehr als eine Tageseinrichtung in einer Datei gespeichert sein, so sind die einzelnen
Daten zunächst über die Funktion "Kindergartenlisten aufsplitten" zu trennen.
Wählen Sie über den Button "Einrichtung zuordnen" zunächst den programminternen Namen
der zu importierenden Einrichtung (dieser muss mit dem in der Datei verwendeten
Kindergartennamen nicht zwingend übereinstimmen).
Klicken Sie dann auf "Importdatei zuordnen". Dadurch werden die in der CSV-Datei enthaltenen
Datensätze in einer Kontrollliste aufgegeführt und können einer Vorabkontrolle unterzogen
werden.
Entnehmen Sie der Kontrollliste, in welcher Datenspalte die notwendigen Inhalte zu finden sind
und ordnen Sie diese den zugehörigen Feldern zu (Nachname, Vorname, Geburtsdatum etc.).
Das erste in der Zeile befindliche Datenfeld wird mit 1 numeriert usw. Sollten Datenfelder nicht in
der CSV-Datei enthalten sein (z.Bsp. Straße), ist stattdessen für dieses Datenfeld ein anderer
Inhalt (z.Bsp. Nachname) zu setzen. Für den Datenabgleich sind lediglich die Felder Nachname,
Geburtsdatum sowie je nach Option Ort und Vorname erforderlich.
Anschließend können die Kindergartenkinder aus der Importliste mit dem vorhandenen
Adressbestand abgeglichen werden: Die Vergleichsparameter können über über 4
Zuordnungsschalter eingestellt werden:
· Nachname
· Geburtsdatum
· Ort (5 Stellen)
· Vorname
Zum Datenabgleich müssen mindestens 2 der Zuordnungsschalter aktiviert werden.
Werden Zuordnungen gefunden, erscheinen die Daten in einer Trefferliste mit einem
zweispaltigen Aufbau:
Links sind die bereits im Bestand befindlichen Adressdaten zu sehen, in der rechten Spalte die
dazu gefundenen Daten aus dem Kindergartendateibestand. Sie können diese Liste nun
überprüfen und Fehlzuordnungen durch Entfernen des Kreuzchens am Listenanfang
herausnehmen. Alle angekreuzten Datensätze werden nach dem Klick auf den Button "Kiga-Zuordnung" in den Adressbestand übertragen. Dies bedeutet, dass danach alle gefundenen
Kinder für die Stufe 1 des Verfahrens eine Zuordnung zu einer Tageseinrichtung erhalten.
Nach dem Abschluss der Zuordnung wird zusätzlich noch eine Log-Datei zur Dokumentation
ausgegeben:
Hinweis:
Dieser Schritt der Zuordnung kann erst dann durchgeführt werden, wenn alle Kinderdaten (z.Bsp.
über den Import EWO-Daten)
im System vorliegen.
