Die Importschnittstelle für Daten aus den Einwohnemelderegistern (kurz "EWO-Datei") dient der
Integration der Personendaten und Adresssen von Kinder- und Elterndaten.
Um eine EWO-Datei zu importieren muss ein dazu passendes Importschema ausgewählt
werden. Dieses Importschema wird in der Regel bei der Installation und Anpassung des Systems
mitgeliefert. Um neue Importschemata anzulegen, kann auch ein externer Importmanager genutzt
werden. Wenden Sie sich dazu an den Support.
Nach dem Auswählen eines passenden Importschemas klicken Sie auf den Button "Importieren"
um die EWO-Datei zum Import auszuwählen. Die Daten werden anschließend in eine temporäre
Tabelle in die Datenbank übertragen. Dieser Zwischenschritt ist notwendig, um zum einen evtl.
fehlerhafte Imports vor dem Ablegen in die Echtdaten einer Prüfung und Korrektur zu unterziehen
und zum anderen mögliche Dubletten herauszufinden. Die importierten Daten können in der
Tabelle noch verändert oder auch einzelne Zeilen gelöscht werden (Zeile durch Klick auf das
linke graue Kontrollfeld markieren und die Tages [Entf] drücken). Insofern Fehler beim Import
auftreten, werden diese in der oberen Liste dokumentiert. Diese Fehlerliste kann auch über die
Funktion "Fehlerliste drucken" ausgedruckt werden.
Zur Dublettenprüfung ist der entsprechende Button nach dem Import anzuklicken. Sofern
Nachname und Geburtsdatum übereinstimmen, werden die entsprechenden Daten als Tabelle
ausgegeben und können abgeglichen werden.
Mit dem Button "Daten übertragen" werden die im temporären Bereich importierten Daten in den
Arbeitsbereich übertragen. Sie können den gesamten Adressen noch einen "Gruppennamen" für
spätere statistische Auswertungen o.ä. zuweisen.
Wichtiger Hinweis:
Fall Sie ein neues Schuljahr / Untersuchungsjahr beginnen, ist es erforderlich, zunächst alle
"Altdaten" des Vorjahres zu entfernen. Dies kann durch ein SQL-Skript im Administrationsmenü
durchgeführt werden. Damit werden alle Personendaten, Prüfungsergebnisse, archivierten
Dokumente und Log-Einträge aus der Datenbank endgültig gelöscht und die Zählerwerte für die
automatischen ID-Felder auf "1" zurückgesetzt. Dieses SQL-Skript erhalten Sie -falls es noch
nicht mit installiert wurde- über den Support.
