Durch diese Funktion können Daten der Tageseinrichtungen im XLS-Format (Microsoft Excel)
aus jeweils einer Tageseinrichtung importiert werden.
Sollten mehr als eine Tageseinrichtung in einem Excel-Tabellenblatt gespeichert sein, so sind die
einzelnen Daten zunächst in Excel auf verschiedene Tabellenblätter zu trennen. Für den Import
von Daten im CSV-Format sh. "Zuordnung Kindergartendaten (CSV-Format)",
Wählen Sie über den Button "Einrichtung zuordnen" zunächst den programminternen Namen
der zu importierenden Einrichtung (dieser muss mit dem in der Datei verwendeten
Kindergartennamen nicht zwingend übereinstimmen).
Klicken Sie dann auf "Importdatei zuordnen". Dadurch werden die in der Excel-Datei
enthaltenen Datensätze in einer Kontrollliste aufgegeführt und können einer Vorabkontrolle
unterzogen werden. In der oberen Liste ("Verfügbare Tabellen") werden alle in der Excel-Datei
eingebetteten Tabellenblätter angezeigt. Klicken Sie auf das Tabellenblatt, in dem die gesuchten
Kindergartendaten hinterlegt sind.
Entnehmen Sie der Datenvorschau in welcher Datenspalte die notwendigen Inhalte zu finden
sind und ordnen Sie diese den zugehörigen Feldern zu (Nachname, Vorname, Geburtsdatum
etc.). Das erste in der Zeile befindliche Datenfeld wird mit 0 numeriert und wird in der
Datenvorschau vor den betreffenden Daten angezeigt. Insoweit Datenfelder nicht in der
Exceltabelle vorhanden sind, ist das Zuordnungsfeld mit "99" zu füllen. Nur die gelb markierten
Felder sind Pflichtfelder.
Anschließend können die Kindergartenkinder aus der Importliste mit dem vorhandenen
Adressbestand abgeglichen werden: Die Vergleichsparameter können über über 4
Zuordnungsschalter eingestellt werden:
· Nachname
· Geburtsdatum
· Ort (5 Stellen)
· Vorname
Zum Datenabgleich müssen mindestens 2 der Zuordnungsschalter aktiviert werden.
Werden Zuordnungen gefunden, erscheinen die Daten in einer Trefferliste mit einem
zweispaltigen Aufbau:
Links sind die bereits im Bestand befindlichen Adressdaten zu sehen, in der rechten Spalte die
dazu gefundenen Daten aus dem Kindergartendateibestand. Sie können diese Liste nun
überprüfen und Fehlzuordnungen durch Entfernen des Kreuzchens am Listenanfang
herausnehmen. Alle angekreuzten Datensätze werden nach dem Klick auf den Button "Kiga-Zuordnung" in den Adressbestand übertragen. Dies bedeutet, dass danach alle gefundenen
Kinder für die Stufe 1 des Verfahrens eine Zuordnung zu einer Tageseinrichtung erhalten.
Nach dem Abschluss der Zuordnung wird zusätzlich noch eine Log-Datei zur Dokumentation
ausgegeben:
Hinweis:
Dieser Schritt der Zuordnung kann erst dann durchgeführt werden, wenn alle Kinderdaten (z.Bsp.
über den Import EWO-Daten)
im System vorliegen.
