Ähnlich wie beim Erstellen eines Serienbriefs sollten Sie das über den Filterdialog eine Gruppen
von Adressen auswählen (dies muss nicht mit den später tatsächlich benötigten Adressen
übereinstimmen), damit die Serienbriefschnittstelle in Word auf die Adressdaten zugreifen kann.
Klicken Sie dann im geöffneten Vordruckfenster auf den Button "Neue Vorlage". Das Programm
öffnet eine Liste, in der die Dokumentenvorlagen angezeigt werden. Wählen Sie eine der
Vorlagen als Muster für Ihre neu zu erstellende Vorlage (wählen sie hier die Serienbrief-Vorlage):
Hinweis: Die Mustervorlagen (im DOT-Format) befinden sich im Unterordner
"Standarddokumente" des Sprachstandsprogrammordners.
Bitte achten Sie darauf, dass normale Briefe und Serienbriefe mit unterschiedlichen Techniken
erstellt werden und daher die Mustervorlagen nicht verwechselt werden dürfen!
Anschließend geben Sie dem Dokument einen neuen Namen (die Dateiendung DOT wird
automatisch ergänzt und muss nicht angegeben werden!). Achten Sie darauf, dass Sie keine
bereits vorhandenen Dateinamen für die Vordrucke verwenden dürfen.
Anschließend wird die Textverarbeitung Word automatisch gestartet und die Dokumentenvorlage
kann bearbeitet werden. Achten Sie darauf, dass es hierbei nun um ein Serienbriefdokument
handelt. Das bedeutet, dass alle Platzhalterinformationen als sogenanntes "Seriendruckfeld"
eingefügt werden müssen. Dies geschieht aus dem Wordmenü für die Serienbrieferstellung.
Sollte diese Menüleiste nicht eingeblendet sein, können Sie diese über das Menü "Ansicht" -->
"Symbolleisten" --> "Seriendruck" aktivieren. Für Inhalte des Schreibens, die aus dem
Programm automatisch in das Verfahren übertragen werden sollen, stehen Ihnen ähnliche Platzhalter zur Verfügung wie in den "normalen" Vordrucken.
Die Serienbriefdruckfelder werden im Text mit den Symbolen "«" und "»" markiert. Dies erfolgt
beim Einfügen in Word automatisch und darf nicht manuell verändert werden, da ansonsten die
Funktionalität gestört würde.
Bitte beachten Sie, dass -falls Sie keine Serienbriefvorlage ausgewählt haben- die
Serienbrieffunktionalitäten von Word nicht zur Verfügung stehen. In diesem Fall müssen Sie das
"normale" Dokument umwandeln in ein "Serienbrief"-Dokument. Diese geschieht bei Word 2000
über das Menü "Extras" --> "Seriendruck" oder bei neueren Wordversionen über "Extras" -->
"Briefe und Sendungen" --> "Serienbrieferstellung...". Die Datenquelle für die
Serienbrieferstellung finden Sie unter "C:\gewesoft.dat". Diese Datei liegt im Format
"Textdateien (*.txt)" vor. Für weitere Informationen zur Serienbrieferstellung wird auf die Online-Hilfe von Word verweisen.
Ändern Sie den Text entsprechend ab und schließen danach Word. Beachten Sie bitte, das das
Dokument auf jeden Fall gespeichert werden muss (Abfrage mit "JA" bestätigen), da sonst die
Änderungen nicht übernommen werden!
