Briefe schreiben

Um einen Brief oder einen Aktenvermerk zu einem bestehenden Fall zu schreiben, können Sie die im Programm vorhandenen Vordrucke verwenden.

Als erstes muss der zugeordnete Fall im Adressenmodul geöffnet sein. Danach öffnen Sie über das Menü "Textverarbeitung" den Dialog "Vordrucke" (bzw. betätigen die Tastenkombination [Strg]+[V]). Es erscheint der nachfolgende Dialog:

Im oberen Listenfeld sehen Sie alle verfügbaren Vordrucke bzw. Dokumentenvorlagen. Diese sind im Word-Vorlagenformat (.DOT) abgespeichert. Markieren Sie das gewünschte Dokument in der oberen Liste, indem Sie es mit der Maus anklicken.

Im mittleren Dialogfenster finden Sie zwei Listenfelder, über die ausgewählt werden kann, wessen Daten als Sachbearbeiter/in und wer als Fachberater/in bzw. Schulaufsichtsbeamter/in in dem Dokument erscheinen soll. In der Regel werden die Daten der Sachbearbeiter im "Auskunft erteilt"-Bereich des Dokuments ausgegeben, die Daten der Fachaufsicht als Unterschrift.

Sofern der Vordruck eine Frist oder einen Termin enthält, kann vor dem Erstellen des Dokuments diese Frist hier eingestellt werden (Kalenderelement). Alternativ können über die 3 darunter liegenden Buttons "+14T" - "+1 Mt." - "+ 6 W." automatische Termine für 14 Tage, 1 Monat und 6 Wochen ab dem heutigen Datum errechnet und eingetragen werden.

Über die Optionsschalter für den Zustellhinweis können die Zusätze "Postzustellurkunde" oder "Einschreiben" für förmliche Schreiben mit Zustellerfordernissen (Bussgeldbescheide o.ä.) gesetzt werden.

Wird die Option "Archivieren" ausgewählt, wird das fertiggestellte Dokument automatisch in das Dokumentenarchiv des zugehörigen Falles überführt.

Um das Dokument zu erzeugen, kann über den Button "Sofort drucken" das fertige Dokument sofort auf dem Standarddrucker ausgedruckt werden. Dies ist nur empfehlenswert für Formulare, bei denen keine zusätzlichen Texte oder Veränderungen mehr notwendig sind.

Alle Formulare, die vor dem endgültigen Druck noch einmal überprüft oder ergänzt werden sollen, ist der Button "In Word bearbeiten" zu betätigen. Dadurch wird das fertige Dokument in der Textverarbeitung Word geöffnet und kann dort bearbeitet werden. Nach der fertigen Bearbeitung und dem Ausdruck ist Word zu schließen und die eventuelle Speicherabfrage mit "JA" bei einer gewünschten Archivierung des Dokuments zu bestätigen. Sie kehren automatisch in das Sprachstandsprogramm zurück und bestägen das dort erscheinende Hinweisfenster mit "OK". Insofern die Option "Archivieren" gewählt wurde, ist das Dokument nun auch im Dokumentenarchiv abgelegt.